Goede afspraken met je klanten en leveranciers zijn belangrijk. Het schept duidelijkheid en zekerheid. Deze afspraken kun je voor een groot gedeelte vastleggen in je algemene voorwaarden. Voorkom problemen en laat je algemene voorwaarden opstellen door een advocaat of jurist.
Waarom algemene voorwaarden opstellen?
Veel bedrijven hebben algemene voorwaarden. Hierin staan de zaken die je standaard bij het sluiten van iedere overeenkomst wilt afspreken. Denk hierbij aan zaken als:
- betalingstermijnen
- gevolgen van niet betaling
- wanneer het contract kan worden beëindigd
- uitsluiten of beperken van aansprakelijkheid
Over dit soort zaken wil je het niet iedere keer met een klant hebben. Je kan de overeenkomst dan ook beperken tot de hoofdlijnen. Dit voorkomt discussies tijdens het onderhandelen. Bovendien beschermen algemene voorwaarden jou tegen claims van klanten. Een voorbeeld: een klant wil jou aansprakelijk stellen omdat je te laat hebt geleverd. In dat geval kun je terugvallen op jouw voorwaarden. Hierin kun je namelijk opnemen dat levertijden slechts een indicatie zijn.
Algemene voorwaarden zijn dan wel niet verplicht. Maar deze kunnen wel degelijk het verschil maken tussen een zaak winnen of verliezen.
Ik wil goede algemene voorwaarden laten opstellen
Wanneer zijn algemene voorwaarden bindend?
Het hebben van voorwaarden is niet voldoende. Om algemene voorwaarden bindend te laten zijn moet zijn voldaan aan twee voorwaarden:
- Je moet de voorwaarden van toepassing verklaren vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst. Je kunt dit doen per mail. Maar nog beter is het om dit te doen in de offerte.
- Je moet de voorwaarden op de juiste manier ter beschikking stellen. Het beste is om de voorwaarden mee te sturen. Als de overeenkomst online wordt gesloten, dan kun je met een link verwijzen naar de voorwaarden in PDF. Let op, de klant moet de algemene voorwaarden wel kunnen opslaan.
Algemene voorwaarden KvK (Kamer van Koophandel)
Veel ondernemers denken dat het deponeren van de algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel (KvK) voldoende is. Dit is echter niet het geval. In de meeste gevallen voegt dit helemaal niets toe.
Hoofdregel is dat algemene voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan de klant moeten worden gegeven. Dit noemen we “ter hand stellen”. De klant hoeft ze niet te lezen. De klant moet wel de mogelijkheid hebben om de voorwaarden te lezen. Het publiceren van de voorwaarden op de website is meestal niet voldoende.
Heb je de voorwaarden niet van toepassing verklaard? Of niet op de juiste wijze ter hand gesteld? Dan kan de wederpartij de voorwaarden vernietigen. Je kunt dan geen beroep meer doen op je algemene voorwaarden.
Leveringsvoorwaarden opstellen door een jurist
Het opstellen van leveringsvoorwaarden is maatwerk. Het is dan ook niet verstandig om een model algemene voorwaarden te gebruiken. Dit simpelweg omdat elk bedrijf anders is. Een fotograaf heeft bijvoorbeeld andere algemene voorwaarden nodig dan een bouwbedrijf.
Bovendien gelden er allerlei regels. Het is dan ook niet verstandig om zomaar iets te gebruiken. Is jouw klant bijvoorbeeld een consument? Dan ben je gebonden aan de zogeheten grijze en zwarte lijst. Dat zijn voorbeelden van bepalingen die onredelijk zijn. Of die vermoed worden onredelijk te zijn.
Heb je al algemene voorwaarden? Dan kunnen we controleren of deze geldig of volledig zijn. Indien nodig kunnen we deze aanpassen naar jouw specifieke situatie.
De kosten voor het opstellen van algemene voorwaarden zijn afhankelijk van de branche en jouw specifieke wensen. Meestal spreken we van tevoren een vaste prijs af. Op deze manier weet je precies waar je aan toe bent. En voorkom je verrassingen achteraf.
Algemene voorwaarden laten controleren